青岛市社会公共安全防范协会档案管理制度

第一章 总则

1.为规范协会各类档案收集、整理、保管、利用、移交、销毁全流程管理，完整留存党建、理事会、财务、人事、业务、宣传、监督工作原始资料，依据《中华人民共和国档案法》《社会组织档案管理规范》《青岛市社会公共安全防范协会章程》，结合民政年检、社会组织等级评估档案归档要求，制定本制度。

2.本制度适用于协会全部纸质档案、电子档案、影像声像档案，覆盖以下八大档案门类：

（1）党建档案：第一议题、三会一课、支部会议、前置审议、意识形态、党纪学习、党建联建全套材料；

（2）治理档案：理事会、监事会、会长办公会会议通知、议程、签到、纪要、表决记录、各类制度、章程；

（3）财务档案：预算决算、报销凭证、账簿、银行流水、审计报告、薪酬台账、票据存根；

（4）人事档案：专职人员劳动合同、考勤、绩效、秘书长考核、人员交接记录；

（5）会员业务档案：会员入会/退会材料、企业走访、行业展会、培训交流、低空/智慧安防产业活动、公益安防服务台账；

（6）证照资质档案：法人登记证书、评估牌匾、荣誉证书、各类审批备案文件；

（7）宣传舆情档案：新闻稿件、公众号截图、媒体采访、舆情处置、新闻发布台账；

（8）监督整改档案：监事会监督记录、各类问题整改台账、复查销号资料。

3.档案管理遵循统一归集、分类立卷、全程留痕、安全保密、定期核查、规范销毁六项基本原则，所有工作原始材料应归尽、应收尽收，不得私自留存、丢弃、外传档案原件。

4.本制度经第五届理事会第一次会议审议通过后实施，制度修订、档案库房配置调整须履行同等审议流程。

第二章 档案管理岗位与职责

1.协会设立专职档案管理员，由行政内勤兼任，为档案管理直接责任人；秘书长为档案工作第一责任人，统筹档案标准化建设。

2.档案管理员主要工作职责：

（1）按年度、门类及时收集各岗位办结原始纸质、电子、影像资料；

（2）按照档案整理规范分类、编号、装订、立卷，制作档案目录、检索索引；

（3）负责档案库房、档案柜日常管理，落实防火、防潮、防盗、防光、防虫措施；

（4）建立档案借阅、复印、外借登记台账，规范利用流程；

（5）每年开展档案盘点，梳理到期档案，按流程组织鉴定销毁；

（6）同步做好电子档案备份，定期更新云端、本地双备份资料；

（7）配合党支部、监事会、民政部门开展档案核查、迎检调阅。

3.各业务、财务、党建岗位为本岗资料第一收集责任人，工作办结5个工作日内将全套佐证材料移交档案管理员，不得长期个人留存原始文件。

4.档案管理员离岗、离职时，必须完成全部档案实物、电子备份、台账完整交接，由秘书长、监事双人监交，交接清单签字归档，交接未完成不得办理离职手续。

第三章 档案收集与立卷规范

1.收集时限：各类会议、活动、财务、人事工作办结后5个工作日内，经办人将通知、议程、签到、纪要、照片、报表、合同、审批单等全套资料移交档案管理员，缺件须3日内补齐。

2.年度立卷划分：档案按自然年度立卷，每年12月31日前完成当年全部资料归集装订，次年1月完成全年档案总目录编制。

3.分类编号规则：采用 “年度 - 档案大类 - 案卷号” 统一编号，例如 2023-DJ01（2023年党建第1卷）、2023-LS03（2023年理事会第3卷），每卷封面、卷内目录、备考表齐全。

4.纸质档案装订要求：文件去除金属订书钉，统一A4规格整理，薄卷单份装订、厚卷分册装订，卷首列明案卷目录，标注文件名称、形成日期、份数、页数。

5.电子、声像档案管理：会议照片、活动视频、线上稿件、电子会议纪要单独建立年度文件夹，按门类分档存储，本地电脑+加密U盘双备份，每年拷贝归档；影像档案标注活动时间、地点、事由、参会人员，无标注不予归档。

6.重大专项档案单独立卷：社会组织等级评估全套资料、监事会年度整改台账、党支部前置审议全套材料单独设立专项案卷，便于专项核查调阅。

第四章 档案库房保管安全管理

1.档案存放于专用带锁铁皮档案柜，分八大门类分区摆放，张贴分类标识，库房保持干燥通风，配备灭火器、除湿、遮光设施，严禁堆放食品、易燃易爆杂物。

2.保密管控：涉密行业技术资料、未公开财务明细、内部人事案卷存放独立上锁专柜，档案管理员专人保管钥匙，非档案管理人员不得单独进入档案库房。

3.保管期限划分：

（1）永久保管：协会章程、法人登记批复、换届全套材料、历届理事会纪要、年度审计报告、重大荣誉证照；

（2）长期保管（30年）：党建全套资料、监事会监督记录、年度预决算、会员完整档案、制度文件、整改闭环台账；

（3）短期保管（10年）：日常培训通知、普通活动简讯、常规业务往来函件。

4.年度盘点：每年12月开展全面档案盘点，核对案卷实物与目录是否匹配，缺卷、破损、霉变及时登记补全修复，盘点记录表签字归档。

5.电子档案安全：存储设备定期查杀病毒，禁止外接不明U盘拷贝档案，重要电子档案每年异地备份一次，防止数据丢失。

第五章 档案借阅、复印、外借管理流程

1.内部查阅（专职工作人员、理事、监事）：填写《档案借阅登记表》，注明案卷名称、查阅事由、查阅日期，经档案管理员登记后现场库房查阅，档案原件不得带出档案室。

2.复印档案资料：确需复印纸质档案，须经秘书长审批，复印件标注 “仅协会内部工作使用，不得外传”，复印份数、用途登记在册。

3.外部单位调阅（民政局、公安局、审计、纪检部门）：持单位正式介绍信，由秘书长、理事长双审批，档案管理员陪同现场查阅，原则不提供原件外借，仅可复印加盖协会证明章。

4.档案外借特殊情形：仅等级评估、年检迎检可临时借出原件，填写外借审批单，约定归还日期（最长不超过3个工作日），逾期须办理续借手续，到期未归还由档案管理员及时催还。

5.禁止行为：任何人不得涂改、勾画、裁剪、抽取、撕毁档案页面，不得私自翻拍、转发涉密电子档案，借阅过程造成档案破损、丢失须书面说明并限期补齐。

第六章 档案鉴定与销毁程序

1.档案到期鉴定：达到保管期限的档案，每年一季度由秘书长、监事、档案管理员组成鉴定小组，逐卷甄别：仍有留存价值的延长保管年限；无保存价值列入销毁清单。

2.销毁审批流程：形成《到期档案销毁清单》，列明案卷号、名称、形成年度、页数，经党支部前置把关、理事长签字批准后方可销毁；涉及财务、监督整改类到期档案须监事会复核签字。

3.销毁操作：双人现场监销，采用粉碎方式处理纸质档案，电子档案彻底删除并覆盖备份存储介质，监销人在销毁清单签字，销毁记录永久归档备查。

4.严禁私自丢弃、售卖过期档案，未履行审批销毁流程不得自行处置任何档案资料。

第七章 监督与责任追究

1.多层档案监督机制：

（1）党支部每年度抽查党建、前置审议档案归集完整性；

（2）监事会每年同步核查财务、整改、治理类档案规范情况一次；

（3）理事长、副理事长可随时调阅档案目录、抽查案卷归档质量。

2.违规处置情形：

（1）岗位办结资料逾期不移交、长期个人留存档案，对责任人月度绩效考核扣分；

（2）私自涂改、撕毁、抽取档案原件，内部通报批评，限期修复补齐；

（3）私自外借、外传涉密档案造成舆情、监管风险，取消当年评优，承担全部整改责任；

（4）档案库房管理失职造成霉变、丢失、损毁，年度考核不予评优；

（5）未经审批私自销毁到期档案，理事会约谈追责。

第八章 附则

1. 本制度未尽事宜，按照《中华人民共和国档案法》《社会组织档案管理规范》执行。

2. 本制度由协会秘书处负责解释。

3. 本制度自第五届理事会第一次会议审议通过之日起施行，原有档案管理相关规定同步废止。